Bewährte Praktiken der Datenhygiene in HubSpot

Eine unordentliche Customer Relationship Management (CRM)-Datenbank ist wie ein unsauberes Haus: Die Unordnung macht es schwierig, das zu finden, was man am meisten braucht. Die Erfassung von Kontaktinformationen ist ein wichtiger Bestandteil Ihrer Geschäftsentwicklungsstrategie, aber ungenaue Eingaben, nicht angemeldete Benutzer oder veraltete Informationen können Ihr CRM unübersichtlich machen und sich negativ auf Ihre Marketingbemühungen, die Vertriebsproduktivität und die Kundenbindung auswirken.

Eine routinemäßige Datenbereinigung ermöglicht es Ihnen, sich auf die Kontakte zu konzentrieren, die für den Erfolg Ihrer Geschäfte wichtig sind.

Unabhängig davon, ob Sie Ihr CRM zum ersten Mal bereinigen oder nach einem neuen Ansatz suchen, finden Sie hier einige bewährte Verfahren, mit denen Sie Ihr CRM routinemäßig aufräumen können.

Was ist Datenhygiene?

Datenhygiene beschreibt den Prozess der Eliminierung schlechter Daten, um Ihre Datenbank zu optimieren und sicherzustellen, dass Sie nur hochwertige, relevante Informationen haben. Was sind also schlechte Daten und was sind gute Daten?

Zu den schlechten Daten gehören irrelevante oder veraltete Informationen, unvollständige Kontaktinformationen oder widersprüchliche Daten, wie z. B. mehrere Telefonnummern für zwei Kontakteingaben.

Gute Daten sind genau, aktuell und konsistent.

Es ist wichtig zu wissen, dass es bei guten Daten nicht nur um Genauigkeit geht. Bei CRM-Daten sollte der Schwerpunkt auf Qualität statt Quantität liegen. Denken Sie daran, dass Sie für die Speicherung Ihrer Daten bezahlen.

Stellen Sie also sicher, dass die Informationen nützlich sind, um Ihr Team zu verbessern, effizientere Abläufe zu schaffen und den ROI Ihres Unternehmens zu steigern.

Wie kann ich schlechte Daten aus meinem CRM-System entfernen?

Die Feststellung, welche Daten gut und welche schlecht sind, ist Teil Ihres Datenaudits. In dieser Phase überprüfen Sie den Zustand Ihrer Daten, indem Sie feststellen, ob sie aktuell, nützlich und für
Ihr Team relevant sind. So können Sie feststellen, welche Daten es wert sind, behalten zu werden, und welche entfernt werden können.

In vielen Fällen sind schlechte Daten auf Fehler bei der Dateneingabe zurückzuführen, aber auch auf diese Möglichkeiten sollten Sie achten:

Abgelehnte oder abgemeldete Kontakte

Wenn Sie eine Liste mit veralteten Kontakten erstellt haben, können Sie diese mit diesem Verfahren aus Ihrer Datenbank löschen.

Doppelte Kontakte

Identifizieren und löschen Sie während Ihres Bereinigungsprozesses Duplikate. Abhängig von Ihrer Abonnementstufe bietet HubSpot ein Tool zur Verwaltung von Duplikaten, das mithilfe von maschinellem Lernen nach doppelten Kontakten, Unternehmen und Eigenschaften sucht.

Unerreichte Kontakte

Es ist unvermeidlich, dass sich einige Kontakte im Laufe der Zeit nicht mehr engagieren. Obwohl die Feststellung, ob ein Kontakt nicht mehr involviert ist, keine perfekte Wissenschaft ist, gibt es gute Faustregeln, um nicht involvierte Kontakte zu identifizieren:

• Ein Kontakt, der noch nie eine Marketing-E-Mail geöffnet hat und die letzten 11 E-Mails nicht geöffnet hat
• Ein Kontakt, der in der Vergangenheit eine Marketing-E-Mail geöffnet hat, aber die letzten 16 E-Mails nicht geöffnet hat

Wie kann ich ein sauberes CRM aufrechterhalten?

1. Legen Sie fest, wer das CRM reinigen soll

Die Bereinigung von CRM-Daten wird wahrscheinlich für jedes Team anders aussehen. Unabhängig davon ist es wichtig, einen standardisierten Ansatz für die Datenbereinigung zu entwickeln.

Sie könnten einen CRM-Manager bestimmen, der die Daten regelmäßig bereinigt. Alternativ können Sie die Bereinigung auch als Teamarbeit betrachten, um sicherzustellen, dass jedes Teammitglied die Daten verwaltet, für die es verantwortlich ist. Diese Option eignet sich für größere Unternehmen, die häufiger große Datenmengen eingeben, die für ein einzelnes Teammitglied nicht zu bewältigen wären.

2. Erstellen Sie einen Reinigungsplan

Sobald Sie festgelegt haben, wer die Bereinigung vornimmt, sollten Sie eine einheitliche Routine einführen. Anstatt übereifrig zu sein und die Daten jedes Mal zu bewerten, wenn ein Satz eingegeben wird, sollten Sie einen monatlichen, vierteljährlichen oder jährlichen Zeitplan aufstellen, je nach der Menge der Daten, mit denen Sie zu tun haben.

Es wird einige Zeit in Anspruch nehmen, den richtigen Zeitplan für Ihr Unternehmen festzulegen, daher könnten Sie mit einer jährlichen Überprüfung beginnen. Sie könnten Ihre Bereinigung um andere wichtige jährliche Ereignisse herum planen, wie z. B. die Steuersaison, und dies als Ihren "Frühjahrsputz" für Daten betrachten. Unabhängig vom Zeitplan wird Ihre Bereinigung zu weniger Unordnung und produktiverer Nachrichtenübermittlung an nützliche Kontakte führen.

3. Standardisierung der Dateneingabe

Eine Möglichkeit, Ihrem Team die Datenbereinigung zu erleichtern, besteht darin, den Eingabeprozess zu standardisieren, um zukünftige Bereinigungen auf ein Minimum zu beschränken. Eine wichtige Methode zur Standardisierung des Prozesses ist die Einrichtung von Eigenschaftsfeldern, die automatisch erscheinen, wenn Kontakte oder Unternehmen manuell erstellt werden. Dies schafft Konsistenz im Eingabeprozess.

Dieselbe Strategie können Sie anwenden, wenn potenzielle Kunden ihre Daten in ein Formular eingeben. Auf diese Weise erhalten Sie Informationen in Schlüsselfeldern, die für Ihr Team von Nutzen sind.

Um sicherzustellen, dass Ihre Daten konsistent sind, überprüfen Sie Ihre Kontakte anhand von Schlüsselfeldern, die für einen Kontakt nicht von Wert sind. Wenn ein Kontakt beispielsweise keine bestimmte Branche hat, lässt sich dieser Kontakt durch das Kriterium "Branche unbekannt" genauer kategorisieren.

4. Nutzen Sie die Integrationen von HubSpot zur Unterstützung

Zur Unterstützung bei der Datenerfassung und -bewertung können Sie eine oder mehrere der Datenmanagement-Integrationen von HubSpot nutzen:

ZoomInfo ist eine B2B-Softwareplattform, die Kontaktinformationen aus verschiedenen Quellen kontextualisiert, um die Daten anzureichern und ein umfassenderes Bild zu erstellen, ohne dass es zu großen Reibungsverlusten mit dem Interessenten kommt.

Leadspace
Ist vor allem für Vertriebsteams nützlich, da es genaue Daten verwaltet, um die Verteilung von Leads an die richtigen Teammitglieder zu optimieren.

Insycle Data Management
Ermöglicht Ihnen die Automatisierung der Datenbereinigung durch Funktionen wie das Zusammenführen doppelter Datensätze, standardisierte Werte und den Abgleich von Datensätzen beim Datenimport.

Dynamics by SyncSmart
stellt Ihren CRM-Leads und -Kontakten Lead-Intelligence-Daten zur Verfügung, die es Ihnen ermöglichen, Kontakte zu segmentieren und effektiv zu vermarkten.

5. Konsistenz ist der Schlüssel

Es gibt kein Patentrezept für ein sauberes CRM. Daher ist es wichtig, dass Sie einen Standardprozess für die Dateneingabe festlegen und Ihre Routine für die Datenbereinigung befolgen. Letztendlich sollte Ihr gesamtes Team die gleichen Daten verwenden, um sicherzustellen, dass Lösungen gefunden werden und Ihre Kunden einen umfassenden Service erhalten.